Gestion des quais et prise de RDV: comment optimiser l’activité des quais de son entrepôt?

Quand on s’attaque à l’optimisation de sa supply chain, chaque étape doit être prise en compte. Les quais d’un entrepôt peuvent représenter un véritable goulot d’étranglement et mettre en péril la performance de sa supply chain. Depuis quelques mois, s'ajoute la problématique de respect des mesures sanitaires pour garantir la sécurité des chauffeurs et des équipes à quai. L’accueil chauffeur doit donc s’adapter et une bonne gestion des quais devient d’autant plus importante.

Les enjeux d'une bonne gestion de quais 

Les opérations à quai ont une position centrale dans une supply chain. Les enjeux d’une bonne gestion de quais sont donc multiples car ils impliquent l'ensemble des parties prenantes: fournisseur, transporteur et client.

• Le respect des délais de livraison en respectant les temps de chargement et déchargement imparti et en réduisant les temps d’attente chauffeur. Il faut éviter qu’un camion reste bloqué à quai ou dans la cour. C’est la satisfaction du client qui est en jeu.

• L’optimisation des ressources humaines et matérielles à quai pour assurer les opérations nécessaires à chaque arrivée de camion. Le lissage de l’activité des quais et de la charge de travail est pour cela intéressant car il permet d’éviter d’avoir des périodes très chargées où on risque de manquer de ressources et des temps morts où ces ressources ne sont pas utilisées.

• La garantie d’un accueil chauffeur dans le respect des protocoles de sécurité propres à chaque entrepôt et des mesures sanitaires actuelles. Un guide des bonnes pratiques pour garantir la sécurité de tous est d'ailleurs à disposition des chargeurs pour adapter leur accueil chauffeur.

• L’évaluation de la performance des équipes en entrepôt et des prestataires transport.

• La sécurité des marchandises et de l’entrepôt en contrôlant les véhicules et les personnes qui transportent la marchandise.

• La bonne organisation de l’entrepôt dans son ensemble car une visibilité sur le planning d’enlèvement ou de livraison permet aux équipes de Préparation et de Réception de mieux s’organiser au niveau des zones avant chargement par exemple.

Les difficultés souvent rencontrées dans les entrepôts

La première difficulté est que les transporteurs des fournisseurs ne sont pas toujours connus. Ils peuvent changer régulièrement et ce n’est pas forcément le même chauffeur. Les contraintes de sécurité et les protocoles d’accueil ne sont pas forcément connus par les nouvelles personnes arrivant à l’entrepôt, surtout s’il n’y a pas de système de prise de rendez-vous.

Ensuite, il n’y a pas toujours de moyens de communication entre le chauffeur et l'entrepôt pour prévenir d’un retard ou d’un changement. Un retard peut entraîner de nombreuses difficultés sur le reste de la journée si ce n’est pas anticipé.

Les plannings ne sont pas toujours dynamiques surtout s’ils sont écrits sur un cahier de rendez-vous ou imprimés.

L’information d’un retard donnée à un agent n’est pas forcément communiquée à l’ensemble des équipes par manque d’outils collaboratifs.

Enfin, les process de prise de rendez-vous quand ils existent sont très souvent chronophages pour les équipes.

Comment optimiser sa gestion de quais?

La première chose est de mettre en place un système de prise de rendez-vous pour les transporteurs ou les fournisseurs. Même si ce process peut être fastidieux sans les bons outils, il permet de:

• mettre en place un planning prévisionnel plus précis de réception et d'expédition et d’organiser les ressources à quais en conséquence. Avoir un planning prévisionnel c’est bien mais un planning dynamique c’est encore mieux! Ainsi, en cas de retard ou d’annulation d’un rendez-vous, le planning est facilement mis à jour, idéalement en temps réel. Les équipes peuvent ainsi se réorganiser.

• établir un moyen de communication entre le chauffeur et l’entrepôt en cas de besoin.

• garantir la sécurité des marchandises et de l'entrepôt en ayant l'identité du transporteur et les informations sur le chauffeur ou le camion.

• bien communiquer au transporteur les protocoles de sécurité et d’accueil ainsi que les nouvelles mesures sanitaires mises en place récemment pour éviter les pertes de temps une fois sur place.

Une bonne gestion des quais passe aussi par une gestion de l’occupation des quais et une attribution des quais.

Enfin, il est important de bien organiser la zone avant chargement pour ne pas perdre de temps une fois le camion arrivé. La visibilité sur le planning et l’attribution des quais en amont sont indispensables pour y arriver.

Les outils digitaux au service de la gestion de quais

Avec l’essor de la digitalisation du transport, il existe de plus en plus d’outils sur le marché pour permettre aux entreprises de mettre en place une bonne gestion de quais. Ils permettent par exemple de :

• mettre en place simplement et rapidement un système de prise de rdv en ligne pour en réduire la lourdeur opérationnelle. L’objectif est de pouvoir prendre rendez vous en entrepôt comme on prend désormais rendez vous chez le médecin en ligne. Cela évite d’immobiliser une personne pour assurer cette mission.

• disposer d’un planning collaboratif et dynamique qui se met à jour automatiquement, en temps réel, en fonction des rendez vous pris par les fournisseurs et les transporteurs ou selon les informations rentrées manuellement sur la plateforme.

• communiquer automatiquement sur la page de prise de rdv les protocoles d’accueil et de sécurité du site paramétrés en amont sur la plateforme.

• afficher le planning sur les quais pour informer les équipes en temps réel des prochains départs, du reste à faire et de la performance en terme de respect des délais de chargement et déchargement.

• disposer de tableaux de bord et d’outils d’analyse pour améliorer continuellement l’efficacité de sa supply chain avec par exemple la mesure de la charge et de la performance des quais ou le calcul du temps d'attente chauffeur. Il est également possible d’évaluer la performance des transporteurs en analysant le pourcentage d’arrivées à l’heure par exemple.